Atendiendo las disposiciones de la Ley General de Archivos, la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Querétaro (Infoqro) ha ido emprendiendo recientemente la operación de su Sistema Institucional de Archivos (SIA), mismo que está constituido por el conjunto de instancias internas y procedimientos técnicos mediante los cuales se organizarán y conservarán los archivos de Infoqro para asegurar el acceso oportuno y organizado a la información que este organismo genera en el ejercicio de sus atribuciones.
El Sistema Institucional de Archivos está conformado por un Área Coordinadora de Archivos, así como por los archivos de trámite y de concentración, los cuales son las áreas operativas. De acuerdo con la Ley General de Archivos, todos los sujetos obligados en materia de transparencia deberán establecer dicho sistema antes del 15 de diciembre del presente año con el fin de administrar sus documentos y llevar a cabo una gestión adecuada de los mismos, desde su creación o recepción – pasando por su uso y preservación – hasta su conservación o eliminación.
En ese sentido, Infoqro ha dado pie al funcionamiento de su SIA a través de tres acciones iniciales: 1) la aprobación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, mismo que contiene los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de archivos; 2) la instalación del Grupo Interdisciplinario, conformado por los titulares de las áreas administrativas (Secretaría Ejecutiva, Administración, Comunicación Social, Relaciones Institucionales, Órgano Interno de Control y Tecnologías de la Información) y encabezado por la Unidad Coordinadora de Archivos, teniendo como propósito coadyuvar en el análisis de los procesos internos que dan origen a la documentación y ciertos instrumentos de control archivístico; 3) capacitación al personal de Infoqro en materia de archivos públicos y Ley General de Archivos.
La relevancia de la constitución y operación de un SIA en cada uno de los sujetos obligados consiste en la creación y aplicación de registros, procesos y herramientas que permitirán un manejo adecuado de toda su documentación, organizándola y administrándola de forma homogénea y más eficiente, además de una manera lógica (por asunto, tema, materia o proceso) y cronológica (conforme a la fecha en que se produjo).
Por tanto, Infoqro destaca que una correcta organización de los archivos genera condiciones óptimas para que las personas tengan acceso a la información pública de manera más rápida y completa, tanto por la vía de las solicitudes como al consultar los portales de internet de los sujetos obligados. Asimismo, la adecuada gestión documental implica mayores garantías a la población respecto a la protección de los datos personales que se encuentran en posesión de las instituciones gubernamentales por motivo de trámites para bienes o servicios públicos.
De esta manera, Infoqro asume como una de sus tareas primordiales el cumplimiento de lo previsto en la Ley General de Archivos, e igualmente el compromiso institucional de desarrollar buenas prácticas en materia archivística como vía para fortalecer la transparencia y los derechos de acceso a la información y de protección de datos personales.
